Portalmahasiswa.com – Universitas Islam Negeri Kiai Haji Achmad Siddiq (UIN KHAS) Jember terus memperkuat sistem tata kelola kearsipan sebagai bagian dari upaya meningkatkan keamanan informasi institusi. Langkah tersebut diwujudkan melalui kegiatan Penguatan SDM Pengelola Arsip yang digelar di Hotel Fortuna Grande Jember.
Sebanyak 45 pengelola arsip dari berbagai fakultas dan satuan kerja mengikuti kegiatan ini untuk mematangkan penyusunan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Agenda tersebut menjadi bagian dari transformasi menuju sistem kearsipan digital yang lebih terstruktur, adaptif, dan sesuai dengan perkembangan teknologi.
Perumusan JRA Jadi Fondasi Tata Kelola Arsip
Ketua Tim Administrasi dan Kearsipan UIN KHAS Jember, Abdul Hafit, S.Sos., menjelaskan bahwa penyusunan Jadwal Retensi Arsip membutuhkan kolaborasi yang kuat antarsatuan kerja. Menurutnya, penataan arsip yang baik tidak dapat dilakukan secara parsial, melainkan memerlukan sinergi seluruh unit di lingkungan kampus.
Untuk memastikan proses penyusunan JRA berjalan sesuai standar nasional dan ketentuan hukum, UIN KHAS Jember menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), Mas Yanto Samadikun, S.Sos., M.IP., yang memberikan pendampingan kepada para peserta.
Arsip Bukan Sekadar Dokumen, tetapi Bukti dan Aset Institusi
Dalam arahannya, Wakil Rektor II UIN KHAS Jember, Dr. Drs. Ainur Rafik, M.Ag., menegaskan bahwa pengelolaan arsip memiliki peran strategis dalam menjaga keamanan informasi serta melindungi institusi dari berbagai risiko.
“Pengelolaan arsip yang sistematis bukan sekadar urusan penataan kertas, melainkan pilar utama dalam menjaga kerahasiaan data strategis negara dari ancaman risiko kebocoran informasi maupun sengketa hukum,” tegasnya.
Ia juga mengingatkan pentingnya membedakan dokumen biasa dengan arsip yang memiliki nilai pembuktian hukum, seperti ijazah dan dokumen penting lainnya yang rentan terhadap penyalahgunaan. Menurutnya, sistem pengelolaan arsip yang terpusat akan memperkuat perlindungan terhadap data institusi secara menyeluruh.
Digitalisasi Arsip Didukung Integrasi Teknologi AI
Senada dengan hal tersebut, Kepala Biro Administrasi Umum, Akademik, dan Perencanaan Keuangan (AUPK) UIN KHAS Jember, Dr. Nawawi, M.Fil.I., menekankan pentingnya peningkatan kompetensi sumber daya manusia dalam menghadapi era digital.
Ia menjelaskan bahwa sistem kearsipan di UIN KHAS Jember secara bertahap akan beralih dari metode pencatatan manual menuju aplikasi digital yang nantinya terintegrasi dengan teknologi Artificial Intelligence (AI). Transformasi ini diharapkan mampu meningkatkan efisiensi, akurasi, serta mempercepat proses pencarian dokumen.
“Penyelarasan kearsipan digital dengan operasional Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) didesain secara khusus untuk menghadirkan kemudahan akses yang cepat, tepat, dan aman,” ujar Dr. Nawawi.
Dorong Birokrasi yang Transparan dan Modern
Penguatan kapasitas para pengelola arsip diharapkan memberikan dampak positif terhadap kualitas tata kelola administrasi di lingkungan UIN KHAS Jember. Dengan sistem kearsipan yang lebih modern, penyajian informasi publik dapat dilakukan secara lebih cepat, transparan, dan akuntabel.
Ke depan, digitalisasi arsip tidak hanya memperkuat keamanan data institusi, tetapi juga mendukung peningkatan kualitas layanan administrasi bagi sivitas akademika maupun masyarakat. Melalui langkah ini, UIN KHAS Jember terus menegaskan komitmennya membangun tata kelola perguruan tinggi yang profesional, modern, dan berintegritas.
Sumber Berita: uinkhas.ac.id
